Cовременные информационные системы для вашего бизнесаГлавная страница Карта сайта Контакты
 
 
 
 
 
Вы здесь: ГлавнаяПроектыРозничная торговляВнедрение СЭД с элементами контроля исполнения поручений в «СЛК-Моторс»

Внедрение системы электронного документооборота с элементами контроля исполнения поручений в «СЛК-Моторс»

Профиль клиента

ГК «СЛК-Моторс» - ведущий официальный дилер мировых автопроизводителей в Сибири, осуществляет продажу, гарантийное и сервисное обслуживание автомобилей Toyota, Lexus, Audi, Porsche, и Hyundai в Новосибирске, а также Toyota и Lexus в Барнауле.

Задача

Группа компаний «СЛК-Моторс» имеет сложную организационную и территориальную структуру. В компании работает порядка 800 сотрудников. На данный момент компания базируется в Новосибирске, а также имеет представительство в Барнауле и планирует открыть офис в Бийске. Также головной офис занимает несколько зданий, что увеличивает время принятия решений (звонки, электронная переписка и личные встречи при согласовании вопросов отнимают очень много времени) и усложняет контроль за исполнением задач.

В результате руководством компании было принято решение о внедрении автоматизированной системы, которая бы позволила:

  • Повысить оперативность принятия решений;
  • Наладить контроль исполнительской дисциплины.

Решение

Специалисты «Технологики», проанализировав требования заказчика, предложили вариант разработки системы электронного документооборота (СЭД) с элементами системы контроля исполнения поручений (СКИП) на базе Microsoft SharePoint. Работа была разбита на 2 крупных этапа.

Первый этап

Первый этап включал в себя внедрение СКИП (системы контроля исполнения поручений) - коробочного решения компании «Технологика», что позволило получить эффект от внедрения в максимально сжатые сроки. Кроме того, благодаря модульной структуре решения СКИП, оно было адаптировано под требования заказчика.

В СКИП был реализован процесс «замещения» или делегирования полномочий: на время отпуска, командировки или больничного сотруднику можно назначить заместителя. Исходя из особенности ГК «СЛК-Моторс», а именно большой загрузки руководителей департаментов, данный механизм особенно удобен при делегировании задач подчиненным.

Второй этап

На следующем этапе был разработан и внедрен модуль электронного документооборота. В данном модуле была реализована возможность создания различных документов с определенными атрибутами и правами доступа, в СЭД были реализованы такие бизнес-процессы, как ознакомление, исполнение и согласование. Для некоторых типов документов был разработан особый механизм согласования и отдельные права доступа для просмотра и редактирования документов.

На данный момент в системе автоматизирована работа со следующими типами документов:

  • Финансовые документы:
    • Счета;
    • Акты;
    • Договора.
  • Реестр договоров
  • Информационно-справочные документы:
    • Протоколы;
    • Информационные письма;
    • Служебные записки;
    • Маркетинговые акции;
    • Отчёты.
  • Организационные документы:
    • Положения;
    • Директивы;
    • Процедуры;
    • Плановые задания
    • Служебные командировки
  • Распорядительные документы:
    • Приказы;
    • Распоряжения.
  • Журналы регистрации:
    • Входящие документы;
    • Исходящие документы
  • Запросы в ОПЭ ИТ
  • Отчеты об исполнительской дисциплине

Каждый документ в системе представлен в виде карточки документа, в которой перечислены все его атрибуты, кроме того, карточка документа может содержать его электронные копии. Система позволяет просматривать журнал изменений по документу и отслеживать версионность файлов, вложенных в карточки документов.

Стоит отметить, что в системе используется ЭЦП (электронно-цифровая подпись) для каждого сотрудника, участвующего в процессе согласования документов. Использование ЭЦП позволяет сократить время движения документов при согласовании, а также исключить возможность подделки рукописных подписей.

Процесс согласования финансовых документов интегрирован с бухгалтерской системой заказчика, реализованной на платформе 1С. После согласования финансовых документов в СЭД необходимая информация о них попадает в 1С.

Результаты

К концу опытной эксплуатации в системе было зарегистрировано 1400 приказов, более 6,5 тысяч исходящих документов и входящих документов, почти 900 договоров и 31 тысяча поручений. По оценке Заказчика применение системы электронного документооборота за период опытной эксплуатации высвободило 20 тысяч человеко-часов на рабочие задачи, а в годовом исчислении подобная система позволит сократить до 10-12% рабочего времени каждого пользователя в пользу других задач.

Технологии